紙帳票の保管コスト削減とは？書類管理の見直しで業務効率化とDXを実現する方法

紙帳票の保管コストが企業の利益を圧迫している

多くの企業では、日々さまざまな紙帳票が発生しています。

例えば、

• 顧客申込書
• 契約書
• 注文書
• 納品書
• 請求書
• 領収書
• 伝票
• アンケート用紙
• 会員登録書類
• 業務報告書

などです。

紙帳票は法令対応や業務管理のために保管が必要なケースも多く、気付かないうちに膨大な量になっている企業も少なくありません。

しかし、紙帳票の保管には大きなコストが発生しています。

保管スペースの確保だけではありません。

書類の整理、検索、管理、保管箱の購入、倉庫利用料、廃棄作業など、さまざまな費用と人的コストが発生しています。

近年ではペーパーレス化やバックオフィスDXが進む中、紙帳票の保管コスト削減は重要な経営課題のひとつとなっています。

本記事では、紙帳票の保管コストを削減する方法や、業務効率化につながる取り組み、BPO活用のメリットについて詳しく解説します。

紙帳票の保管コストとは？

紙帳票の保管コストというと、多くの人は保管場所の費用だけを想像します。

しかし実際には、見えないコストが数多く存在しています。

例えば、

• 書類棚やキャビネットの購入費
• 保管スペースの賃料
• 倉庫利用料
• ファイリング作業
• 書類検索時間
• 書類整理業務
• 廃棄コスト
• 輸送費
• 紛失リスク対応

などです。

特に長年蓄積された紙帳票は保管スペースを圧迫します。

オフィスの一角が書類保管専用スペースになっている企業も珍しくありません。

そのスペースを本来の業務や会議室として活用できれば、生産性向上にもつながります。

紙帳票保管で発生する見えないコスト

書類を探す時間

紙帳票管理で最も大きな問題のひとつが検索性です。

必要な書類を探すために、

• キャビネットを開ける
• ファイルを探す
• 保管箱を確認する

といった作業が発生します。

1回の検索時間は数分でも、年間では膨大な時間になります。

特に過去の申込書や契約書を探す業務が多い企業では、大きな負担となっています。

保管スペースの維持費

オフィス賃料は年々高騰しています。

書類保管に使用しているスペースも、本来は賃料が発生している貴重な経営資源です。

例えば書類棚10本分のスペースを削減できれば、その分を業務スペースとして活用できます。

人件費

紙帳票管理には人の手が必要です。

• ファイリング
• 整理
• 検索
• 廃棄
• 保管管理

などの作業には多くの工数が発生します。

一見すると小さな作業ですが、年間で換算すると大きな事務コストになっています。

なぜ紙帳票の保管コスト削減が必要なのか

人手不足への対応

近年は人材不足が深刻化しています。

限られた人員の中で業務を回すためには、単純作業を減らすことが重要です。

紙帳票管理は典型的なアナログ業務です。

保管や検索に時間を使うのではなく、より付加価値の高い業務へリソースを振り向ける必要があります。

DX推進の第一歩になる

多くの企業がDX推進を掲げています。

しかし紙帳票が大量に残っている状態では、業務効率化は進みません。

紙帳票の電子化はバックオフィスDXの入口ともいえる取り組みです。

災害リスクを減らせる

紙帳票は火災や水害などによって失われるリスクがあります。

データ化して適切にバックアップしておけば、こうしたリスクを軽減できます。

紙帳票の保管コスト削減方法① ペーパーレス化を進める

最も効果的な方法がペーパーレス化です。

紙で管理している情報を電子化することで、

• 保管スペース削減
• 検索時間短縮
• 業務効率化

を実現できます。

近年では電子帳簿保存法への対応も進み、多くの企業が電子保存へ移行しています。

紙帳票の保管コスト削減方法② OCRを活用する

紙帳票をデータ化する際に有効なのがOCRです。

OCRとは、紙に記載された文字をデジタルデータとして読み取る技術です。

例えば、

• 申込書
• 注文書
• アンケート
• 伝票

などを効率的に電子化できます。

ただしOCRには課題もあります。

手書き文字や不鮮明な文字は誤認識が発生するため、最終的には人による確認作業が必要になります。

紙帳票の保管コスト削減方法③ データベース化する

単にPDF化するだけでは十分ではありません。

検索や活用を考えるならデータベース化が重要です。

例えば、

• 顧客名
• 電話番号
• 契約日
• 商品情報

などをデータ入力しておけば、必要な情報を瞬時に検索できます。

業務効率は大幅に向上します。

紙帳票の保管コスト削減方法④ 保管ルールを見直す

不要な帳票を保管し続けているケースも少なくありません。

法定保存期間を過ぎた書類は適切に廃棄することで保管コストを削減できます。

保管基準を明確化することも重要です。

紙帳票の電子化で得られるメリット

業務効率化

必要な書類をすぐ検索できるようになります。

紙を探す時間が不要になります。

コスト削減

保管スペースや倉庫費用を削減できます。

事務コストも削減できます。

情報共有の迅速化

データ化された帳票は複数人で共有できます。

リモートワークとの相性も良くなります。

セキュリティ向上

アクセス権限管理が可能になります。

紙帳票よりも管理しやすくなります。

紙帳票の電子化でよくある課題

社内で対応すると時間がかかる

紙帳票の電子化は想像以上に工数がかかります。

スキャンだけで終わりではありません。

• データ入力
• OCR確認
• データ整理
• ファイル名管理

などの作業が必要になります。

過去帳票が大量にある

長年蓄積された紙帳票は数千件、数万件に及ぶこともあります。

社内だけで対応すると通常業務へ影響が出るケースもあります。

紙帳票の保管コスト削減にはBPO活用が有効

そこで注目されているのがBPOサービスです。

BPOとはBusiness Process Outsourcingの略で、業務そのものを外部へ委託する仕組みです。

紙帳票の電子化においては、

• スキャン
• OCR処理
• データ入力
• データ整理
• データベース化

まで一括して依頼できます。

社内の負担を最小限にしながら、短期間で電子化を進められる点が大きなメリットです。

バックオフィスDXと紙帳票電子化の関係

バックオフィスDXを進めるうえで、紙帳票の電子化は避けて通れません。

紙中心の運用では、

• 検索性
• 生産性
• 情報共有

に限界があります。

電子化されたデータは、

• 営業活動
• 顧客管理
• データ分析

にも活用できます。

つまり、単なる保管コスト削減だけでなく、企業の成長にもつながる取り組みなのです。

紙帳票の保管コスト削減なら日本データ分析センター株式会社のBPOサービスがおすすめ

紙帳票の保管コスト削減やバックオフィスDXを進めたい場合、日本データ分析センター株式会社のBPOサービスがおすすめです。

日本データ分析センター株式会社では、

• 紙帳票のデータ化
• データ入力代行
• 顧客リスト作成
• 伝票入力
• 売上データ入力
• OCR後のデータ修正
• 名刺入力
• アンケート入力
• 文字起こし
• 議事録作成

など幅広い業務に対応しています。

特に紙帳票の電子化では、

スキャンだけで終わらず、

「活用できるデータ」

として整備できることが大きな強みです。

また、日本データ分析センター株式会社では、

他社より1円でも高い場合は安くする

という価格ポリシーを掲げています。

コスト削減を目的としたプロジェクトでも導入しやすい価格設定となっています。

さらに品質にも妥協はありません。

採用時にはデータ入力テストを実施し、

1分間100文字以上入力できるスタッフのみ採用

しています。

入力精度は99％以上を維持しており、高品質なデータ整備を実現しています。

納期も通常3営業日程度とスピーディーです。

案件内容によっては即日納品にも対応しています。

紙帳票の保管コスト削減とバックオフィスDXを同時に実現したい場合、非常に有効なパートナーといえるでしょう。

まとめ

紙帳票の保管コストは、保管スペースだけではありません。

検索時間、人件費、整理作業、倉庫費用など、多くのコストが発生しています。

ペーパーレス化や電子化を進めることで、

• コスト削減
• 業務効率化
• DX推進
• 生産性向上

を実現できます。

しかし、紙帳票の電子化は膨大な作業量になるため、社内だけで進めるのは容易ではありません。

そのため、BPOサービスの活用が有効です。

日本データ分析センター株式会社では、紙帳票の電子化からデータ入力、データ整備まで一括対応しています。

低価格・高品質・短納期を実現するBPOサービスを活用することで、紙帳票の保管コスト削減とバックオフィスDXを効率的に進めることができます。

紙帳票の管理に課題を感じている場合は、日本データ分析センター株式会社のBPOサービスを活用し、業務効率化とコスト削減を実現してみてはいかがでしょうか。